Jak napisać list oficjalny?

W dobie internetu i urządzeń mobilnych, coraz mniej chętnie sięgamy po tradycyjne metody komunikacji. Stąd pomału zanika umiejętność pisania listów. Są one zastępowane mailami, krótkimi wiadomościami tekstowymi czy rozmowami telefonicznymi i wideo. Oczywiście jest to naturalny etap postępu technologicznego i wynika z konieczności oszczędności czasu, wygody, a także różnicy w kosztach takich rozwiązań. Niemniej jednak może zdarzyć się, że przyjdzie nam dowiedzieć się jak napisać list oficjalny? W jakiej sytuacji może to być konieczne?
Przede wszystkim korespondencje formalną kierujemy do urzędów, sądów i osób decyzyjnych. Jest to o tyle ważne, że list zawiera odręczny podpis, który stanowi o wiążącym charakterze pisma i jest akceptowaną formą komunikacji w świetle polskiego prawa. Takiej możliwości nie dają nawet wiadomości e-mail, jeśli nie zawierają podpisu elektronicznego, choćbyśmy skopiowali list razem z odręcznym podpisem i wysłali drogą elektroniczną.

Jak napisać list oficjalny?

List oficjalny powinien zawierać następujące elementy: miejscowość i data, dane adresata i odbiorcy, nagłówek, wstęp, treść listu i zakończenie ze zwrotem grzecznościowym i podpisem. Rozważmy każdy z tych elementów.
1) Miejscowość i data – pisana na samej górze po prawej stronie po przecinku (np. Poznań, dn. 27 października 2018 r.).
2) Dane adresata – stanowią ważny element pozwalający na dokonanie korespondencji zwrotnej. Powinny one być zgodne z faktycznym stanem rzeczy i napisane po lewej stronie poniżej daty.
3) Dane odbiorcy – to pierwszy element odróżniający pismo oficjalne od nieformalnego. Zawarte są zawsze po prawej stronie poniżej danych adresata. Nie muszą zawierać imienia i nazwiska, jeśli korespondencję kierujemy np. do firmy czy urzędu. W takiej sytuacji w miejscu imienia i nazwiska podajemy nazwę instytucji. W dużych firmach, aby uniknąć zbędnej biurokracji i wędrowania korespondencji warto zaznaczyć także konkretny dział do którego kierujemy list.
4) Nagłówek – najczęściej posługujemy się zwrotem „Szanowni Państwo”, jednak w bardziej oficjalnych pismach może zaistnieć konieczność użycia sformułowania „Do dyrektora…” lub „Dotyczy…”. Niezależnie od tego co napiszemy, nagłówek możemy zakończyć wykrzyknikiem lub przecinkiem. Po wykrzykniku pierwsze słowo wstępu będziemy pisać wielką literą, natomiast po przecinku, zgodnie z zasadami polskiej pisowni małą.
5) Wstęp – zwykle zawiera się w jednym lub dwóch zdaniach i ma za zadanie sprecyzować cel napisania listu. Jest to wyjątkowo istotne zwłaszcza w sytuacji gdy w instytucji do której kierujemy korespondencję zatrudniony jest człowiek do sortowania przychodzących listów. Wówczas nie będzie musiał zapoznawać się z całą treścią, aby przekazać nasz list do kompetentnej osoby.
6) Treść listu – będzie zawierała wszystkie informacje, które chcemy przekazać, jednak przy listach oficjalnych nie ma miejsca na zbędne frazesy. Piszemy konkretnie, bez spoufalania się z odbiorcą. Jeśli list będzie zawierał dłuższą treść, warto podzielić ją na dwa lub kilka akapitów.
7) Zakończenie – zawiera podsumowanie z wnioskami lub prośbą o uwzględnienie treści listu przy podejmowaniu decyzji na podstawie treści pisma. Również powinno być zwięzłe i zmieścić kwintesencję sprawy w kilku zdaniach.
8) Zwrot grzecznościowy – taki jak „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” itp. Nie używamy zwrotu „Pozdrawiam”, „Całuję” i innych charakterystycznych dla korespondencji nieoficjalnej.
9) Podpis – koniecznie odręczny, nadaje wagi naszemu listowi i jest wyrazem szacunku.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *