Jak wystawić fakturę – obowiązkowe elementy dokumentu

Zakupy to ważna część życia każdego człowieka. Największą rolę grają one jednak w przypadku przedsiębiorstw. Każda firma musi polegać na dostawcach, którzy dostarczą jej potrzebne towary czy materiały lub usługi. Kupno nie polega jednak jedynie na przesyłce bądź wykonaniu usługi, ale także na odpowiednim udokumentowaniu tej czynności. Zatem jak wystawić fakturę aby była ona zasadna i posiadała wszelkie stosowne elementy?
Podstawowymi elementami, które musi zawierać faktura jest oczywiście nazwa, adres i numer identyfikacji podatkowej (NIP) zarówno dostawcy, jak i odbiorcy. Bez tych informacji, dokument na pewno nie będzie ważny. Musimy bowiem zaznaczyć jakie strony brały udział w transakcji. Kolejnymi niezbędnymi elementami są: data faktury oraz data sprzedaży lub data wykonania usługi. Służą one do późniejszego zaksięgowania faktury. Jej data potrzebna jest do stworzenia dziennika transakcji w księgach, a data sprzedaży do ustalenia odpowiedniej daty odliczenia podatku VAT. Dla dotrzymania należytej staranności, faktura powinna mieć swój unikalny numer. Nie może istnieć w jednym przedsiębiorstwie kilka faktur o tym numerze. Przechodząc do treści dokumentu, nieodłącznym jej elementem jest nazwanie usługi lub towaru, który został dostarczony. Obok tej nazwy, powinna znaleźć się ilość (jeśli chodzi o towar), cena jednostkowa, stawka podatku VAT, a także całkowita kwota netto, kwota VAT i kwota brutto. W przypadku nadania jakiegokolwiek rabatu czy zniżki, jej wysokość również musi znaleźć się na dokumencie, tak aby kwota faktycznie przekazana do dostawcy, zgadzała się z kwotą zawartą na fakturze. Jeżeli dostawca identyfikuje się jako na przykład mały podatnik, na dokumencie sprzedaży musi zaznaczyć w jaki sposób rozlicza się z urzędem skarbowym. Jest to na przykład metoda kasowa. Jeśli natomiast podatkiem obarczony zostaje nabywca towarów, zaznaczone musi być odwrotne obciążenie. Warto nadmienić iż faktura nie może zostać wystawiona bez przyczyny. Musi mieć ona potwierdzenie w działaniach przedsiębiorstwa. Przy sprzedaży towarów lub materiałów, takim potwierdzeniem będzie dokument wydania zewnętrznego oraz dokument przyjęcia na magazynie nabywcy. Podczas wykonywania usług, udokumentowanie transakcji może być nieco problematyczne, aczkolwiek dla zachowania należytej staranności, powinien zostać stworzony protokół odebrania usługi, który podpisuje wykonawca i nabywca. Obie strony transakcji mają wówczas potwierdzenie wykonania usługi oraz datę, która powinna być identyczna jak data wykonania usługi, bądź data sprzedaży umieszczona jako element wymagany na fakturze. Jeżeli nabywca kupuje przykładowo środek trwały jakim jest maszyna, potwierdzeniem również może być podpisany protokół odebrania, w którym stwierdza się poprawne działanie danej maszyny.
Właściwie udokumentowana transakcja jest ułatwieniem zarówno dla odbiorcy, jak i dostawcy. Daje to bowiem niższe ryzyko podatkowe, które dla przedsiębiorców powinno być głównym aspektem wpływającym na decyzyjność.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *