oficjalne maile

Coraz więcej korzystamy z poczty elektronicznej. Maile doskonale zastępują listy. Nie trzeba długo na nie czekać. Są wygodniejsze od tradycyjnej formy korespondencji. Piszemy ich wiele. Zwykle do znajomych, do biura obsługi klienta z zapytaniem, w sprawie pracy, dostępności usług. A jak napisać maila do wykładowcy? Zapewne mamy wiele pytań do niego. Warto się dowiedzieć i nie popełniać błędów. Jest wiele książek od dobrym wychowaniu i poprawnym pisaniu. Jeśli jesteśmy bardziej zainteresowani tematem warto zaopatrzyć się w książki na ten temat. Dostępne w księgarniach czy antykwariatach.
Dobrze jest wiedzieć jak korespondować np. z profesorami by nie patrzyli na nas nieprzychylnym okiem. Co prawda w większości nie wspomną o niepoprawnym mailu ale mogą odczuć niesmak. Jak napisać wiadomość, która nie będzie postrzegana źle? Od czego zatem zacząć?
Na początek wpisujemy temat wiadomości. Pozwoli to na wstępne określenie powodu dlaczego piszemy. Kolejną rzeczą jest powitanie. Wydaje się banalne. W większości wiadomości zaczynamy od mało oficjalnego „witam”. Jest tak popularne, że praktycznie wszędzie zostaje przez nas wstawiane. Czy aby na pewno słusznie? Otóż nie. „Witam” to zwrot raczej do znajomych, luźny i nie oficjalny. Co zatem napisać? Najlepsze wydaje się wyrażenie „Szanowny Panie/ Szanowna Pani”. Jest to zwrot grzecznościowy i na pewno zostanie dobrze odebrany. Wyraża szacunek i nie wprowadza atmosfery pobłażliwości dla wykładowcy. Następnie piszemy treść maila. Raczej starajmy się streścić niż pisać długie eseje. Nie jesteśmy zapewne jedynymi osobami, które potrzebują odpowiedzi tej konkretnej osoby. Warto stosować zwroty grzecznościowe. Czy będzie to zapytanie o terminy, czy o materiał omawiany podczas nauczania nie ma znaczenia. Ważne by cała treść miała sens i byłą inaczej sformułowana niż no. do kolegi czy koleżanki.
Po zawarciu informacji dlaczego piszemy, zadaniu odpowiednich pytań lub napisaniu swoich spostrzeżeń powinniśmy zakończyć maila także odpowiednim wyrażeniem. Błędem jest pisanie „pozdrawiam”. To także zwrot używany raczej w mniej oficjalnych relacjach. Chociaż nie zawsze. Można by się nad tym zastanawiać długo. Jednak w tym wypadku, gdy nie wiemy jak napisać maila do wykładowcy, jak go zakończyć warto użyć „z wyrazami szacunku”. Nadal zostaje zachowana oficjalna forma i brak lekceważenia. Następnie podpisujemy się. Czasem nazwy adresów mailowych niewiele mówią. Wtedy podpis danego studenta na końcu ułatwia rozpoznanie i przypomnienie sobie o konkretnej osobie. Jeśli dodamy także nazwę kierunku, rok i formę ( stacjonarne czy niestacjonarne) będzie idealnie. Dobrze jest mimo wszystko mieć takiego maila, który nie wpłynie na opinię o nas. Czyli zwykły, oficjalny, zawierający imię i nazwisko, cyfrę bądź liczbę. Nie jest korzystnie jeśli zaczyna się od ciągu przypadkowych liter lub mało poważnymi nazwami. To jednak w jakimś stopniu wpływa na postrzeganie nas. Na końcu dodajemy załączniki (jeśli takie są i nie zrobiliśmy tego wcześniej).
Teraz gdy już wiemy jak napisać maila do wykładowcy wystarczy go tylko wysłać.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *